Remboursement des frais de repas pendant la crise sanitaire pour les agents en DDI (10-07-20)

Publié le 21 juillet 2020

Vous trouverez ci-dessous l’instruction du ministère de l’Intérieur aux directrices et directeurs des DDI, relative à la prise en charge des frais de repas engagés par certains agents publics pendant les périodes d’état d’urgence sanitaire.

Objet : Prise en charge des frais de repas pendant l’état d’urgence sanitaire dans les directions départementales interministérielles

Références :

• Décret n° 2020-404 du 7 avril 2020 relatif à la prise en charge des frais de repas de certains personnels civils et militaires dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire
• Fiche DGAFP du 23 avril 2020 su r les modalités de remboursement des frais de repas des agents publics mobilisés pendant l’état d’urgence sanitaire

Le décret n°2020-404 du 7 avril 2020 relatif à la prise en charge des frais de repas de certains personnels d ans le cadre de l’état d’urgence sanitaire s’applique . Il permet le remboursement des frais de repas des agents qui ont assuré la continuité du fonctionnement des services publics par leur présence sur leur lieu de travail pendant l’état d’urgence sanitaire et lorsque le fonctionnement de la restauration collective a été totalement interrompu.

Ces repas ne peuvent pas être pris en charge au titre de la réglementation des frais de missions, les agents concerné s étant présents sur leur lieu de travail habituel, donc dans leur résidence administrative .

Le décret s’applique pendant l’état d’urgence sanitaire de puis l’entrée en vigueur du confinement le 17 mars 2020 à 12 heure s. La prise en charge est effectuée aux taux forfaitaires prévus (arrêté du 11 octobre 2019) dans le cadre des missions, soit 17,50 € en métropole et dans les départements et régions d’outre-mer, et 21 € en collectivités d’outre-mer.

Conditions générales d’application

Sur autorisation du chef de service et sous réserve de pouvoir en justifier le paiement, le remboursement forfaitaire des frais de restauration des agents dans le cadre du décret n° 2020-404 est possible lorsque les trois conditions suivantes sont respectées :

1. l’agent doit participer à la continuité du fonctionnement des services ;
2. l’agent doit être physiquement présent sur son lieu de travail;
3. l’agent ne doit pas avoir accès à la restauration administrative (sur place ou à emporter).

Cette dernière condition impose qu’une telle restauration administrative existait avant l’état d’urgence sanitaire. Les agents qui n’avaient pas habituellement accès à la restauration collective, et dont la situation n’a pas évolué, ne sont donc pas éligibles au remboursement des frais de repas prévus par le décret du 7 avril 2020. Pour ceux ayant accès au restaurant administratif, la prise en charge des frais engagés demeure jusqu’à la réouverture du restaurant.

Justification des frais engagés

Seul le remboursement des repas achetés par l’agent est possible. Il n’est donc pas possible d’indemniser des agents qui sont rentrés chez eux prendre leur repas ou ont préparé eux-mêmes leur repas, ni ceux qui ont bénéficié d’un repas fourni gratuitement par l’administration.

Le décret n’impose pas la production effective de pièces justificatives, mais précise simplement que l’agent doit pouvoir justifier du paiement de son repas auprès de l’ordonnateur. Il appartient à ce dernier de déterminer sa politique à cet égard. le cas échéant, une déclaration sur l’honneur de l’agent pourra remplacer une facture manquante.

Mise en paiement de l’indemnisation

Sur le plan juridique, le dispositif est distinct des décrets visant les frais de mission des personnels civils et militaires. Les agents susceptibles de bénéficier de la prise en charge de leur repas ne sont en effet pas en mission. Cependant, d’un point de vue pratique, le remboursement de ces frais de repas n’a pas vocation à être traité de manière différente des frais de déplacement temporaire. Le remboursement des frais de repas doit donc s’appuyer sur l’autorisation du chef de service (« équivalent » de l’ordre de mission prévu dans le cadre de la réglementation sur les déplacements temporaires) et un état de frais présenté par l’agent.

L’agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) a adapté Chorus-DT et a créé deux nouveaux frais pour traiter les repas pris en métropole (libellé : Repas continuité d’activité) et ceux pris en outremer (libellé : Repas continuité activité Collectivités Outre-Mer).

Deux modes opératoires, nécessitant la création d’un ordre de mission informatique, ont été diffusés par l’AIFE auprès des correspondants Chorus-DT pour permettre la prise en charge de ces frais.

Ces frais seront pris en charge sur le programme 354.

 

Signé : Alain ESPINASSE

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