Instruction ministérielle relative à la reprise d’activité du 16 septembre 2020

La présente instruction aux services, décline, au plan ministériel MTE/MCTRCT/Mer, les instructions en matière d’organisation et de protection des agents énoncées dans la circulaire du Premier ministre du 1er septembre 2020 relative à la prise en compte dans la fonction publique de l’État de l’évolution de l’épidémie de covid-19.

Cette instruction aux services, est susceptible d’évoluer en fonction de la situation sanitaire et des nouvelles instructions gouvernementales ou préfectorales qui interviendraient postérieurement à sa diffusion.

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Instructions aux services relative à la reprise d’activité (pour des raisons de sécurité, la CFDT a occulté les identifiant et mot de passe d’accès à l’extranet. Idem dans le fichier en PDF)

L’évolution de la situation sanitaire liée à l’épidémie Covid-19 au début de l’été a conduit à une reprise progressive et prudente de la montée en charge des activités en présentiel au sein des services du pôle ministériel conformément aux orientations définies dans le plan ministériel de reprise d’activité, présenté en comité technique ministériel les 4 et 15 mai derniers.

À partir du 1er septembre, la circulaire du Premier ministre du 1er septembre 2020 relative à la prise en compte dans la fonction publique de l’État de l’évolution de l’épidémie de covid-19 énonce les règles applicables en matière d’organisation et de protection des agents.

La présente instruction décline ces instructions au plan ministériel. Il vous appartient de décliner ces dispositions en fonction des missions et de l’organisation de vos services, en fonction de la situation sanitaire locale, et en particulier du niveau de circulation du virus, en distinguant les zones de vigilance modérée et les zones de circulation active du virus, dites « zones rouges » selon la typologie établie par Santé Publique France.

Cette instruction est susceptible d’évoluer en fonction de la situation sanitaire et des nouvelles instructions gouvernementales ou préfectorales qui interviendraient postérieurement à sa diffusion.

I. Dispositions communes à mettre en œuvre

Dans tous les cas, il est rappelé qu’il convient de mettre à jour sans attendre vos Documents Uniques d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) en intégrant les risques liés au Covid-19. Les chefs de service sont invités à réunir leur CHSCT pour définir de manière concertée les modalités d’application de la présente note.

Dans l’hypothèse d’une reprise épidémique, vous êtes également invités, pour les services qui ne l’auraient pas encore fait, à vérifier la bonne mise à jour de vos plans de continuité d’activité tenant compte des retours d’expérience depuis le début de la crise sanitaire et à les présenter en CHSCT et en CT.

Les gestes barrières restent appliqués sur les lieux de travail et dans les transports. La distanciation physique doit être observée autant que possible, et les lieux de travail aménagés dans ce sens. Vous veillerez au bon approvisionnement en gel hydro-alcoolique, en particulier pour les lieux et activités ne permettant pas l’accès à un point d’eau et à du savon.

1 .1 Port du masque

Les masques doivent être portés systématiquement par tous dans les lieux accueillant du public et dans les lieux de travail clos, y compris les sanitaires et espaces communs, les espaces de circulation, les salles de réunions et les circulations dans les espaces de restauration. Ces derniers doivent être aménagés pour permettre le respect de la distanciation physique une fois assis.

Les agents seuls dans un bureau peuvent retirer leur masque.

Un agent travaillant dans un espace partagé souhaitant temporairement enlever son masque ne peut le faire que dans un espace privatif extérieur en veillant à un respect strict de la distanciation physique (hors lieux visés par un arrêté préfectoral obligeant le port du masque), ou bien dans un local ou un bureau dès lors que l’agent y est seul.

Conformément à la réglementation, une dérogation à l’obligation de port du masque de protection est prévue pour les personnes en situation de handicap munies d’un certificat médical justifiant cette dérogation et qui mettent en œuvre des mesures sanitaires renforcées de nature à prévenir la propagation du virus.

En extérieur, les masques doivent toujours être portés dès lors que la règle de distanciation physique d’un mètre ne peut être respectée, ainsi que dans les véhicules dès lors qu’il y a au moins un passager. Dans les zones dans lesquelles le port du masque dans l’ensemble de l’espace public est obligatoire, cette règle doit également être appliquée aux espaces extérieurs situés dans l’enceinte de vos locaux (cours intérieures, parkings, etc.).

Les masques devront être fournis par l’administration.

Pour les masques chirurgicaux, l’allocation se fait à raison d’un masque toutes les 4 heures par agent auquel se rajoute, le cas échéant, un masque en cas d’usage des transports en commun. Il devra également être tenu compte des situations particulières (humidité…) pouvant conduire à un renouvellement plus fréquent des masques.

Pour les masques grand public (tissu), la dotation est de 10 masques par agent, celle-ci est à renouveler une fois que le nombre de lavages établis par le fabriquant est atteint (en règle générale entre 30 et 50 fois selon le fabriquant).

Vous veillerez au renouvellement régulier de ces dotations auprès de vos agents.

Des masques permettant la lecture labiale aux personnes sourdes et malentendantes pourront être fournis. À cet effet la DRH (bureau PSPP1) est à contacter pour l’approvisionnement en masques des collègues de travail des agents concernés.

Chaque agent est tenu de se conformer aux préconisations en matière d’utilisation et d’entretien des masques en tissu.

Par précaution, vous êtes invités à prévoir la mise à disposition de masques aux participants lors des réunions en présentiel de longue durée.

1.2 Situation des parents d’enfants de moins de 16 ans

Les parents n’ayant pas d’autre choix que de s’arrêter de travailler pour garder leurs enfants en raison de la fermeture de leur crèche, école ou collège, ou encore lorsque leurs enfants sont identifiés par l’Assurance Maladie comme étant cas-contact de personnes infectées pourront, dans la mesure du possible, exercer leur activité en télétravail sur la durée correspondante. A défaut ils seront placés en autorisation spéciale d’absence.

Ces possibilités sont ouvertes à un parent par foyer, en cas d’incapacité de télétravail des deux parents et sur présentation d’un justificatif attestant soit de la fermeture de la classe, soit de la situation de cas-contact de l’enfant.

1.3 Situation des personnes vulnérables

1er cas : sont considérés vulnérables les agents répondant à l’un des critères suivants définis par le décret 2020-1098 du 29 août 2020 :

• Être atteint de cancer évolutif sous traitement (hors hormonothérapie) ;
• Être atteint d’une immunodépression congénitale ou acquise :
  • médicamenteuse : chimiothérapie anticancéreuse, traitement immunosuppresseur, biothérapie et/ou corticothérapie à dose immunosuppressive ;
  • infection à VIH non contrôlée ou avec des CD4 < 200/mm3 ;
  • consécutive à une greffe d’organe solide ou de cellules souches hématopoïétiques ;
  • liée à une hémopathie maligne en cours de traitement ;
• Être âgé de 65 ans ou plus et avoir un diabète associé à une obésité ou des complications micro ou macrovasculaires ;
• – Être dialysé ou présenter une insuffisance rénale chronique sévère.

Pour les agents répondant à l’un de ces quatre critères de vulnérabilité, le télétravail reste la règle s’il est possible. À défaut de pouvoir télétravailler, ils sont placés en autorisation spéciale d’absence, à la condition que leur vulnérabilité en référence au décret soient attestée par leur médecin traitant ou, à défaut, par le médecin du travail.

2ème cas : vous porterez une attention particulière aux agents ne remplissant pas l’un de ces quatre critères mais présentant néanmoins l’un des facteurs de vulnérabilité établis dans l’avis du Haut Conseil de santé publique du 19 juin 2020 :

• personnes âgées de 65 ans et plus ;
• les personnes avec antécédents (ATCD) cardiovasculaires : hypertension artérielle compliquée (avec complications cardiaques, rénales et vasculo-cérébrales), ATCD d’accident vasculaire cérébral ou de coronaropathie, de chirurgie cardiaque, insuffisance cardiaque stade NYHA III ou IV ;
• les diabétiques, non équilibrés ou présentant des complications ;
• les personnes ayant une pathologie chronique respiratoire susceptible de décompenser lors d’une infection virale (broncho pneumopathie obstructive, asthme sévère, fibrose pulmonaire, syndrome d’apnées du sommeil, mucoviscidose notamment) ;
• les personnes présentant une obésité (indice de masse corporelle (IMC) > 30 kgm-2) ;
• les malades atteints de cirrhose au stade B du score de Child Pugh au moins ;
• les personnes présentant un syndrome drépanocytaire majeur ou ayant un antécédent de splénectomie ;
•  les femmes enceintes, au troisième trimestre de la grossesse.

Pour ces agents, le télétravail est la solution à privilégier lorsque les missions exercées s’y prêtent. Il en va de même pour ceux qui, sans être eux-mêmes à risque, vivent au domicile d’une personne considérée comme vulnérable, sur la base d’un avis du médecin traitant de la personne vulnérable.

Lorsque le télétravail n’est pas possible ou lorsque, malgré une possibilité de télétravail, une reprise du travail présentielle est décidée par le chef de service au regard des besoins du service, l’agent bénéficie des conditions d’emploi aménagées, en particulier :

• La mise à disposition de masques chirurgicaux par l’employeur à l’agent, qui devra le porter sur les lieux de travail (durée maximale de port d’un masque : 4 heures) ;
• une vigilance particulière de cet agent quant à l’hygiène régulière des mains ;
• l’aménagement de son poste de travail (bureau dédié ou limitation du risque avec, par exemple, un écran de protection).

1.4 Agents ayant été en contact à risque avec une personne atteinte de la Covid-19

La dénomination de contact « à risque » correspond à une situation de contact rapproché de plus de 15 minutes à moins d’un mètre.

Les agents concernés sont identifiés par les autorités sanitaires en charge de l’identification des chaines de contamination (« contact-tracing ») ou, dans certains cas, les médecins du travail. Ils sont alors placés immédiatement à l’isolement et placés en priorité si possible en télétravail, et sinon en ASA. Ils sont tenus d’effectuer les tests de dépistage prescrits et ne peuvent reprendre l’activité qu’à l’issue d’une période de 7 jours. S’ils ont contracté la covid-19, ils sont placés en congé maladie ordinaire par le médecin traitant.

Les agents ayant été en contact mais ne relevant pas des contacts « à risque » poursuivent leur activité normalement.

Avoir été en contact d’une personne ayant été elle-même en contact avec une personne atteinte de covid19 (c’est à dire « contact de contact ») ne conduit pas à être qualifiée de « personne contact à risque » avec mise en isolement de 7 jours.

1.5 Agents ayant été en contact à risque avec une personne susceptible d’être atteinte de la covid-19

Les agents en contact à risque avec une personne susceptible d’avoir contracté la Covid-19, notamment une personne présentant des symptômes Covid en attente du résultat de son test de dépistage, sont tenus de rester à l’isolement (télétravail en priorité si possible, ASA à défaut) jusqu’à ce que les résultats du test soient connus. Si ceux-ci sont négatifs la mesure d’isolement est immédiatement levée. Dans le cas contraire il convient de se conformer aux prescriptions médicales pour les cas contacts à risque.

Lorsque la personne susceptible d’avoir contracté la Covid-19 fait partie du service, vous êtes invités à recenser au sein de vos équipes ces cas contacts à risque pour les mettre à l’isolement sans attendre l’intervention des autorités sanitaires, qui n’a lieu que si le résultat du test de dépistage est positif.

1.6 Retour des agents ayant contracté la Covid-19

La date de reprise du travail est définie par le médecin traitant.

D’une manière générale et sauf prescription médicale liée à une situation médicale particulière l’agent ayant contracté la Covid-19 peut reprendre son travail après 8 jours à partir du début des symptômes ; ET au moins 48 heures de disparition de la fièvre vérifiée deux fois dans la journée, en l’absence de toute prise de médicament anti-fièvre depuis au moins 12 heures ; ET au moins 48 heures de disparition d’une éventuelle difficulté respiratoire.

En tant que de besoin, les services peuvent se rapprocher du médecin du travail.

1.7 Autres situations

Pour les missions de terrain, les formations et les concours, une série de consignes sanitaires spécifiques aux métiers concernés ont été prescrites et sont disponibles sur l’intranet et l’extranet ministériel pour encadrer leurs conditions d’exercice.

http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/reprise-des-activites-du-pole-ministeriel-a18019.html

http://extranet.portail.developpement-durable.gouv.fr/reprise-des-activites-du-pole-ministeriel-a18019.html
Identifiant : xxxxxxxxxxxx
Mot de passe : xxxxxxxxx

Ces fiches sont actualisées en fonction de l’évolution de la situation sanitaire ainsi que des prescriptions des autorités de santé.

II. Dispositions à mettre en œuvre dans les territoires concernés par une circulation active du virus (« zones rouges »)

Organisation du travail :

Le télétravail reste la modalité privilégiée lorsqu’elle est possible en veillant à ce que vos services soient en capacité de remplir pleinement leurs missions. Les chefs de service sont invités à organiser le retour en présentiel régulier (au minimum deux jours par semaine) de leurs équipes, dans la mesure du possible par brigades, afin que chaque agent bénéficie de ces temps collectifs, et pour éviter un éloignement durable du collectif et un isolement progressif de ces agents.

Le maintien d’une part significative de télétravail est spécialement encouragé dès lors que les transports en commun sont pour les agents le moyen dominant pour effectuer les trajets domicile-travail.

En présentiel, vous êtes également invités à prévoir des horaires aménagés pour les agents empruntant les transports en commun.

J’appelle votre attention sur le fait que la poursuite du télétravail dans les conditions que nous connaissons peut avoir des incidences sur le collectif de travail. Il convient donc veiller à ce que sa mise en place ne désorganise pas les équipes et l’action des services. Il appartient aux encadrants de réfléchir, en lien avec les équipes concernées, aux adaptations éventuelles de l’organisation collective du travail, de s’assurer que le service trouve une organisation permettant de garantir le plein exercice des missions, une capacité de travail en commun et une fluidité des échanges préservant autant que possible la cohésion entre les agents.

Le télétravail devra s’exercer dans le respect du décret 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature. En particulier le télétravail ne pourra être exercé plus de 3 jours par semaine et devra faire l’objet d’une décision individuelle. Les décisions individuelles d’autorisation de télétravail devront être délivrées dans un délai de 3 semaines suivant la publication de la présente instruction.

Les réunions professionnelles doivent continuer à être, de manière privilégiée, organisées en audio ou visioconférence. Pour les réunions conduites en mode présentiel, l’aménagement de la salle doit garantir une distance minimale d’un mètre entre chaque participant. La combinaison présentiel/visio ou audio peut aussi être recherchée lorsqu’elle est techniquement possible.

Chaque fois que cela sera possible, les formations prioritaires seront organisées à distance ou de manière hybride en présentiel et à distance.

III. Dispositions à mettre en œuvre dans les zones de vigilance modérée

Organisation du travail :

Le télétravail demeure une pratique recommandée. Aussi les chefs de service sont invités à se montrer bienveillants pour l’examen des demandes de télétravail qui leur sont adressées. Les demandes de télétravail sont examinées dans le cadre du décret 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature et faire l’objet d’une décision individuelle selon les termes de la note de gestion ministérielle du 28 novembre 2016. Le télétravail peut se mettre en place de manière régulière avec des jours fixes préalablement définis ou de manière ponctuelle en attribuant un volume de jours flottants par semaine, par mois ou par an.

Pour les services dont des unités sont implantées dans plusieurs départements différents, il convient de décliner les modalités d’organisation par unité en fonction de la classification du département de localisation de chaque unité. Cela signifie qu’une mixité des organisations sera possible pour un même service.

La Secrétaire générale

Émilie PIETTE