Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?
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À partir du 1er juillet 2023, en application d’un arrêté du 31 janvier 2023, le bulletin de paie comprendra une nouvelle rubrique : le montant net social (voir notre article du 23/02/2023). Profitons-en pour présenter effectivement ce que comporte la fiche de paie pour les agents publics.
Aucun texte ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique. Toutefois, il est recommandé aux administrations d’établir des bulletins de paie aussi complets que pour les salariés de droit privé et de tenir compte des mêmes règles de présentation. Seuls les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par les textes.
Composition de la rémunération et cotisations :
Selon votre situation individuelle et professionnelle, votre rémunération brute comprend les éléments suivants :
- Traitement indiciaire de base
- Indemnité de résidence
- Supplément familial de traitement (SFT)
- Nouvelle bonification indiciaire (NBI)
- Primes et indemnités
- Remboursements de frais
- Avantages en nature
Elle est soumise aux cotisations suivantes à votre charge :
– Vous êtes fonctionnaire
- Régime de retraite de base (régime des retraites des fonctionnaires de l’État, des magistrats et des militaires ou CNRACL (Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales)
- Régime de retraite complémentaire (RAFP)
- CSG (Contribution sociale généralisée)
- CRDS (Contribution pour le remboursement de la dette sociale)
– Vous êtes contractuel
- Maladie, maternité, invalidité, décès
- Régime de retraite de base (Assurance retraite de la Sécurité sociale)
- Régime de retraite complémentaire (Ircantec)
- CSG (Contribution sociale généralisée)
- CRDS (Contribution pour le remboursement de la dette sociale)
Rubrique du bulletin de paie :
Le bulletin comporte au moins les informations suivantes :
- Nom et adresse de votre employeur, et éventuellement votre service d’affectation
- Identifiants de l’employeur auprès de l’Insee (Institut national de la statistique et des études économiques) : code APE et n°Siret
- Vos nom, grade, échelon et indice majoré
- Période et nombre d’heures de travail auxquels se rapporte la rémunération
- Montants brut de votre traitement de base et des autres composants de votre rémunération selon votre situation
- Montant de la rémunération brute totale
- Montant, assiette : Base de calcul et taux des cotisations à votre charge et à la charge de votre administration employeur
- Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple)
- Montant de la rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu et montant de la rémunération nette qui vous est effectivement versée
- Date de paiement de cette somme
- Montant total versé par l’administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l’administration employeur)
- Montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu
Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.
Le revenu mensuel net imposable est égal au montant de la rémunération brute moins (-) les remboursements de frais et les avantages en nature, moins (-) la part de la CSG déductible, plus (+) la participation de l’administration employeur à la complémentaire santé.
Le cumul annuel net imposable est égal à la somme des revenus mensuels nets imposables.
Le bulletin de paie doit être conservé par l’agent sans limitation de durée.
Dématérialisation du bulletin de paye :
Depuis 2020, si vous travaillez dans un service ministériel central ou déconcentré, vos bulletins de paye et vos états annuels indiquant le montant annuel de votre revenu imposable sont dématérialisés. Sur le pôle ministériel MTECT-MTE-Mer, il est effectif depuis le 1er mars 2019.
Votre état annuel vous est remis chaque année. Il vous indique le montant total du revenu imposable que vous avez perçu au cours de l’année écoulée. Ce montant figure sur la déclaration de revenus pré-remplie.
Les bulletins de paye et l’état annuel sont mis à votre disposition sous forme électronique, dans un espace personnel sur l’espace numérique sécurisé des agents publics de l’État (Ensap).
Si vous avez fourni votre adresse électronique, vous êtes informé par message électronique de la mise à disposition sur votre espace sécurisé de votre bulletin de paie et de l’état annuel.
Les documents enregistrés dans votre espace numérique sont conservés tout au long de votre carrière et jusqu’à vos 75 ans.
Vous pouvez demander que vos bulletins de paye et les états annuels continuent de vous être délivrés sur support papier dans les 2 cas suivants :
- Vous êtes dans l’incapacité d’accéder sur votre lieu de travail à votre espace personnel sécurisé sur l’Ensap
- Vous êtes en congé de maladie (congé de maladie ordinaire, de longue maladie ou de longue durée)
Chaque arrêté ministériel qui a fixé la date de cessation du bulletin de paye papier précise les situations professionnelles dans lesquelles vous pouvez demander à bénéficier de ces documents sur support papier. Il précise également les conditions dans lesquelles vous devez présenter votre demande.
À partir de 2022, vos bulletins de paye et vos états annuels peuvent aussi être dématérialisés et mis à votre disposition dans un espace personnel sur l’Ensap si vous exercez auprès de l’un des employeurs publics suivants :
- Établissements publics de l’État
- Secrétariat général du Conseil constitutionnel
- Groupements nationaux d’intérêt public
- Collectivités et établissements publics territoriaux
- Établissements et services sociaux et médico-sociaux
- Établissements publics de santé
Selon l’administration concernée, le calendrier et les conditions de cette mise à disposition sont précisés par arrêté ministériel, arrêté du secrétaire général du Conseil constitutionnel, convention approuvée par délibération, délibération ou décision du conseil de surveillance.
Textes de référence :
- Code de la fonction publique : article L712-1
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
- Décret n°62-765 du 8 juillet 1962 portant règlement sur la comptabilité publique en ce qui concerne la liquidation des traitements des personnels de l’État
- Décret n°82-1105 du 23 décembre 1982 relatif aux indices de la fonction publique
- Décret n°85-730 du 17 juillet 1985 relatif à la rémunération des fonctionnaires de l’État et des fonctionnaires des collectivités territoriales
- Décret n°85-1148 du 24 octobre 1985 relatif à la rémunération des personnels des 3 fonctions publiques
- Décret n°2016-1073 du 3 août 2016 relatif à la mise à disposition et à la conservation sur support électronique des bulletins de paye
- Code du travail : articles R3243-1 à R3243-9
- Arrêté du 25 février 2016 fixant les libellés, l’ordre et le regroupement des informations du bulletin de paie (article R3243-2 du code du travail)
- Réponse ministérielle du 23 janvier 1989 sur la présentation des bulletins de salaire dans la fonction publique
Services en ligne et formulaires :
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D’après l’article initialement publié par Service-Public.fr
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Sur la nouvelle rubrique « montant net social » :
Le bulletin de paie des salariés comportera bientôt une nouvelle rubrique : le montant net social. Cette nouvelle notion ainsi que diverses évolutions du bulletin de paie, qui s’inscrivent dans une démarche de simplification, font l’objet d’un arrêté du 31 janvier 2023.
Découvrez dans la foire aux questions 
, proposée par le ministère du Travail, les principales informations sur ce dispositif s’inscrivant dans une démarche de simplification.
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