Élections 2022 : Droits syndicaux en période électorale

Publié le 28 septembre 2022

Vous trouverez ci-dessous et ci-joint l’instruction envoyée aux services, établissements publics et AAI du pôle ministériel relative aux droits syndicaux en période électorale.

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Paris, le 23 septembre 2022

Le Ministre de la transition écologique
et de la cohésion des territoires
La Ministre de la transition énergétique

A
Destinataires in fine

Objet : Elections professionnelles 2022 – Droits syndicaux en période électorale

Lors des élections professionnelles du 8 décembre 2022, les personnels du pôle ministériel désigneront leurs représentants au sein du comité social d’administration (CSA) ministériel, des CSA de proximité, des commissions administratives paritaires (CAP) nationales et locales et des commissions consultatives paritaires (CCP).

Ces élections ont la particularité d’être organisées dans un cadre renouvelé, les instances ayant été profondément remaniées par la loi de transformation de la fonction publique de juillet 2019 et le vote étant dématérialisé pour la première fois au sein du pôle ministériel.

Dans la cadre de leur campagne électorale es organisations syndicales vont donc être amenées à communiquer largement en direction des agents. Il vous est demandé de faciliter cette communication en leur donnant accès aux moyens prévus par la réglementation et en autorisant les agents de vos structures à participer aux réunions organisées.

La présente note a pour objet de rappeler les règles relatives à la diffusion d’informations syndicales qu’elle passe par les outils numériques, les tracts ou les réunions. Elle précise également l’ensemble des règles qui permettront de garantir à tous les niveaux que la campagne se déroule dans le respect des principes d’égalité entre syndicats et de nondiscrimination pour les agents candidats.

1- Mise à disposition et utilisation des outils numériques

Au sein de chaque service et de chaque établissement public, toute organisation syndicale qui en fait la demande, qu’elle soit ou non représentée dans les instances, a accès aux outils numériques suivants:

• une ou plusieurs adresses de messagerie électronique aux coordonnées de l’organisation syndicale; ces adresses permettent aux organisations syndicales de diffuser des informations aux agents du service ou groupe de services;
• des pages d’information syndicale accessibles sur le site intranet du service ou groupe de services. Ces pages peuvent être constituées en un site intranet indépendant. Les organisations syndicales peuvent insérer sur ces pages des liens vers des sites syndicaux accessibles via intranet ou internet ainsi que des espaces d’échange avec les agents.
• la liste de diffusion des agents du service ou de l’établissement, constituée des adresses mail professionnelles des agents à partir de l’annuaire ministériel. Ces listes sont fournies par la DRH pour les services et par chaque EP pour le périmètre qui le concerne.

Nous vous demandons de donner un accès aux outils numériques à toutes les OS qui vous en font la demande, qu’elles aient ou non déclaré leur candidature à votre CSA de service ou d’établissement.

De manière générale, vous veillerez au respect des principes applicables dans le cadre de l’utilisation des outils numériques:

• Dans le respect des règles générales de sécurité du système d’information, les messages électroniques en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture par un tiers;
• Les échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales sont confidentiels;
• L’administration ne recherche pas l’identification des agents qui se connectent aux pages d’information syndicale accessibles sur le site intranet. Elle ne collecte pas de données, notamment à des fins de mesure d’audience sur ces pages;
• La communication d’origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l’accomplissement du service;
• Chaque agent doit pouvoir exercer sa liberté d’accepter ou de refuser un message électronique syndical. Aussi, tout message émis par une organisation syndicale via une liste de diffusion doit comprendre la mention de la modalité de désabonnement à cette liste.

2- Distribution, affichage de documents d’origine syndicale et accès aux locaux

Les organisations syndicales, qu’elles soient ou non représentées dans les instances du service ou de l’établissement et qu’elles aient ou non déclaré leur candidature, ont le droit de distribuer des documents d’origine syndicale aux agents du service dans l’enceinte des bâtiments, hors
de ceux affectés spécifiquement à l’accueil du public.

Vous veillerez à mettre à leur disposition des panneaux réservés à l’affichage syndical. Ces panneaux seront :

• en nombre et de dimensions suffisantes, dotés de portes vitrées ou grillagées et munies de serrure;
• placés dans des locaux facilement accessibles aux personnels et le cas échéant dans chaque bâtiment administratif;
• situés en dehors des locaux spécialement affectés à l’accueil du public.

Il vous appartient en concertation avec les organisations syndicales, de déterminer les lieux et les modalités d’implantation des panneaux d’affichage.

Tout représentant, mandaté par une organisation syndicale représentée ou non dans les instances locales, à libre accès à l’intérieur des bâtiments administratifs pour participer aux réunions tenues par cette organisation, pour accéder aux panneaux d’affichage et distribuer des documents. Le chef de service doit être informé préalablement de la venue de ce représentant. Le représentant doit se conformer aux exigences de sécurité liées à l’accès aux bâtiments concernés.

3- Réunions syndicales

Les organisations syndicales sont amenées également à organiser des réunions d’information à destination des personnels. Il vous est demandé de faciliter la participation des agents à ces réunions, en accordant les autorisations d’absence demandées. Ces HMI devront être programmées avec suffisamment d’anticipation pour faciliter la participation des agents et limiter les refus que l’administration devra motiver.

Jusqu’au 20 octobre 2022, seules les organisations syndicales représentatives (1) sont autorisées à organiser des réunions syndicales pendant les heures de service dans l’enceinte des bâtiments administratifs (mais hors des locaux spécialement affectés à l’accueil du public). Celles-ci se tiennent dans le cadre habituel des heures mensuelles d’information. Chaque agent a le droit d’y participer dans la limite d’une heure par mois ou de quatre heures par trimestre.

Dans la période de 6 semaines précédant le scrutin soit du 20 octobre au 30 novembre 2022, la condition de représentativité pour organiser une réunion d’information est levée. Ainsi toute OS candidate aux élections locales ou nationales peut organiser une réunion spéciale d’information, voire plusieurs au cours d’un même mois, pour tenir compte de l’organisation géographique des services, du temps de présence des agents, de leurs missions et de leurs horaires. Les agents peuvent participer à l’une de ces réunions à raison de deux heures par agent. Ces deux heures s’ajoutent au contingent d’HMI précédemment indiqué. Entre le 1er septembre et le 30 novembre, les agents peuvent ainsi bénéficier au total de 4 heures mensuelles d’information auxquelles s’ajoute 2 heures à partir du 20 octobre.

Vous donnerez toute facilité aux organisations syndicales pour organiser les réunions aux horaires permettant la meilleure participation, pour utiliser des salles de visio-conférence permettant de combiner présentiel et distanciel. Etant donné les enjeux liés à la campagne électorale, il en sera de même pour l’accès aux salles de réunion. Les réunions doivent se dérouler dans un lieu où les agents exercent habituellement leur activité afin d’éviter les déplacements de personnel. Dans le cas où les déplacements seraient inévitables, les délais de route seront accordés.

L’utilisation des véhicules de services par les agents pour participer aux réunions d’information est exceptionnelle et sous réserve que cela ne porte pas atteinte au bon fonctionnement du service. L’utilisation des véhicules sera facilitée pour les agents organisateurs de réunions. Une autorisation du chef de service et l’établissement d’un ordre de mission sont nécessaires dès lors que l’agent se rend dans un lieu situé hors du territoire de sa commune de résidence administrative et hors du territoire de sa commune de résidence familiale.

4- « Facilités» accordées aux représentants et non-discrimination des agents candidats

Les règles habituelles concernant les autorisations d’absence demeurent applicables pour couvrir les absences des agents qui seraient candidats:

• pour participer aux réunions que vous convoquez – autorisations d’absence au titre de l’article 1S du décret du 28 mai 1982;
• pour participer aux congrès et réunions des organismes directeurs – autorisations d’absence au titre de l’article 13 du décret du 28 mai 19682;
• pour assurer l’animation des HMI par exemple: Les agents qui assurent l’animation de ces réunions doivent, sauf s’ils sont couverts par une décharge d’activité de service, bénéficier d’une autorisation spéciale d’absence au titre du crédit de temps syndical attribué à leur organisation syndicale.

J’appelle votre attention sur le fait que les absences mentionnées supra des agents qu’ils soient d’ores et déjà représentants ou candidats à cette élection sont pleinement légitimes et doivent être autorisées, avec un délai d’instruction réduit, sauf situation très exceptionnelle liée à l’intérêt du service. En effet, ils font vivre le principe de participation des agents au fonctionnement des services publics – principe à valeur constitutionnelle.

Conformément au statut de la fonction publique et aux engagements pris dans le cadre du protocole d’accord ministériel relatif à la lutte contre les discriminations et les haines du 23 février 2022, vous veillerez à ce que les agents candidats puis le cas échéant élus ne soient ni lésés, ni discriminés par leur engagement syndical, à ce qu’ils continuent d’être intégrés dans le collectif de travail. De même, le temps nécessaire à l’exercice de leur mandat devra être pris en compte dans la détermination de leurs objectifs et de leurs missions.

Aussi, après les élections, vous demanderez à l’encadrement des agents élus d’intégrer cette articulation dans le cadre des entretiens professionnels annuels.

Le département des relations sociales et en son sein le bureau de l’appui aux services et de la veille sociale sont à votre disposition.

Le directeur des ressources humaines
Signature numérique de
Jacques CLEMENT

(1) Sont considérées comme représentatives, les OS disposant d’un ou plusieurs sièges au comité technique du service, de l’établissement ou au sein du CTM soit la CGT, FO, UNSA,CFDT, FSU